• Communicatieplan SVH, versie 1.0 – januari 2019

    Waarom is het voor SVH belangrijk om een communicatieplan te hebben?

    Om leden en andere interne doelgroepen van SVH te informeren en te betrekken, zodat zij zich onderdeel voelen van de vereniging.

    Als leden zich verbonden voelen met de vereniging, zullen zij:

    • zich geïnformeerd en betrokken voelen

    • zich sneller inzetten voor de vereniging, wat zal leiden tot een hoger aantal (potentiële) vrijwilligers

    • sneller handelen conform het belang en beleid van de vereniging

    • sneller een bijdrage leveren aan een goed verenigingsklimaat, zoals beschreven in het Statuut normen & waarden

     

    Daarnaast is het belangrijk om doelgroepen buiten SVH te informeren en betrekken, zodat zij weten wat er binnen de vereniging speelt en het positieve imago van SVH behouden blijft en verder verbetert.

    Doelgroepen binnen de vereniging

    Doelgroep

    Omschrijving

    Wie

     

    Spelende leden (volwassenen)

    Volwassen leden die bij SVH spelen en geen nevenactiviteiten uitvoeren

    Ledenadministratie

     

    Spelende leden (kinderen)

     

    Leden onder 18 jaar die bij SVH spelen en geen nevenactiviteiten uitvoeren

    Ledenadministratie

     

    Ouders

    Ouders van jeugdleden

    Ledenadministratie

     

    Actieve leden (vrijwilligers)

     

    Leden die zich als vrijwilliger inzetten voor de vereniging

    Vrijwilligerscoördinator

     

    Rustende leden, ereleden

     

     

     

     

    Doelgroepen buiten de vereniging

    Doelgroep

    Omschrijving

    Wie

     

    Sponsoren

    Sponsoren die SVH op welke wijze dan ook financieel steunen

    Voorzitter sponsorcommissie & voorzitter Algemeen Bestuur

     

    Pers

    Jounalisten van (lokale) media

    Hoofdtrainer & voorzitter Algemeen Bestuur

     

    Bezoekers

    Leden en niet-leden die activiteiten van SVH bezoeken

     

     

    Potentiële leden

    Mensen die in de toekomst mogelijk lid worden van SVH

    Ledenadministratie

     

    Gemeente

    B&W en ambtenaren van gemeente Hillegom

    Reguliere contacten verlopen via bestuur

     

    Bonden (KNVB en NHV)

    Functionarissen van de bonden

    Reguliere contacten verlopen via bestuur en commissies

     

    Andere verenigingen

    Bestuur van andere verenigingen in de omgeving van SVH

    Reguliere contacten verlopen via bestuur en commissies

     

     

    Wie zijn verantwoordelijk voor en betrokken bij communicatie?

    Het Algemeen Bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor het communicatiebeleid. De uitvoering hiervan is belegd bij de commissie Communicatie van SVH.

    De commissie Communicatie van SVH is verantwoordelijk voor de communicatie vanuit de vereniging. Hieronder wordt verstaan het onderhouden en beheren van alle in te zetten communicatiemiddelen, alsmede het voeren van redactie binnen de richtlijnen van de AVG. Daarnaast adviseert de commissie Communicatie het bestuur over communicatie en onderwerpen die de reputatie van de vereniging raken. De commissie Communicatie bestaat uit een voorzitter en 3 leden. De voorzitter van deze commissie zal het eerste jaar1 ook deel uitmaken van het Algemeen Bestuur.2

    AVG

    SVH heeft een privacy statement. Bij de uitvoering van haar werkzaamheden zal de commissie Communicatie conform dit statement handelen.

    Budget en evaluatie

    Het communicatiebudget wordt jaarlijks vastgesteld door de ALV (Algemene Leden Vergadering). Waar mogelijk monitort de commissie Communicatie de resultaten van de communicatie, zowel kwantitatief (bijv. meten van de statistieken van de website) als kwalitatief (specifiek onderzoek). De commissie Communicatie en het bestuur evalueren regelmatig (minimaal eenmaal per jaar) samen de resultaten van de commissie.

     

     

    Communicatiemiddelen

    Als vereniging hebben wij een ‘basisinfrastructuur’ nodig van communicatiemiddelen voor de reguliere communicatie. In specifieke gevallen kunnen er aanvullende communicatiemiddelen ontwikkeld worden.

    Website

    Belangrijkste informatiebron voor alle doelgroepen (binnen en buiten de vereniging) met nieuws, clubinfo, programma’s, statuten, bestellen attributen etc.

    Facebook

    Nieuws (mogelijk vaste ‘rubrieken’ zoals de speler van de maand etc.)

    Overige social media, zoals Instagram en Twitter

    Optie; na op- en inrichting commissie Communicatie

    Digitale borden in kantine

     

    Jaarlijks magazine

    Terugblik op het afgelopen jaar (highlights, kampioenen) en vooruitblik op het komende jaar. Mix van feitelijke informatie en fun.

     

    Belangrijke onderwerpen voor 2019

    • Werven voorzitter voor de nog in te richten commissie Communicatie

    • Uitvoering geven aan het communicatieplan & privacy statement

     

     

    1 De toegevoegde waarde van deelname aan het Algemeen Bestuur zal na 1 jaar geëvalueerd worden.

    2 Omdat de commissie Communicatie nog niet definitief ingericht is, kan er nog gewijzigd worden vwb de samenstelling.